Klaar voor de uitvoering is niet altijd klaar voor de administratie
Het werk is uitgevoerd, maar de administratie mist nog uren, materiaal of een akkoord. De werkvoorbereider zoekt de informatie bij elkaar en de factuur blijft liggen. Het proces lijkt afgerond, terwijl er achter de schermen nog een tweede ronde werk volgt.
Maak daarom zichtbaar welke informatie nodig is om een werkorder administratief af te sluiten. Dat kan per soort opdracht verschillen. Een vaste afspraak over die informatie helpt meer dan een algemene status met de naam afgerond.
Leg informatie vast op het moment dat die bekend is
Vraag de uitvoerende medewerker om gegevens vast te leggen die tijdens het werk beschikbaar zijn. Laat de administratie geen technische details achteraf reconstrueren uit losse berichten. Zorg tegelijk dat een medewerker niet wordt belast met velden die voor die opdracht niets toevoegen.
Maak onderscheid tussen vastleggen, controleren en goedkeuren. Een geregistreerd uur is niet automatisch een goedgekeurd factuurbedrag. Welke controle nodig is, hangt af van je afspraken en het soort dienstverlening.
Automatiseer een overdracht met herkenbare controles
Een koppeling kan goedgekeurde informatie doorgeven aan de administratie. Spreek eerst af hoe een order wordt herkend, welke versie wordt verwerkt en hoe een correctie terugkomt. Een tweede poging mag niet ongemerkt een tweede factuurvoorstel opleveren.
Laat onvolledige of afgekeurde onderdelen zichtbaar staan met een duidelijke eigenaar. Een automatisering die alleen het gemakkelijke werk afhandelt kan nuttig zijn, zolang de uitzonderingen bij iemand terechtkomen en niet uit het zicht verdwijnen.
Beoordeel het hele administratieve proces
Meet de tijd tussen uitgevoerd werk en een compleet factuurvoorstel. Kijk ook hoeveel opdrachten teruggaan voor aanvullende informatie en hoeveel gegevens worden overgetypt. Daarmee wordt duidelijk of het proces is verbeterd of het werk alleen naar iemand anders is verschoven.
Bij een bemiddelingsbureau voor vastgoedinvesteringen heeft Maintaq een groot deel van de administratie en facturatie geautomatiseerd. Volgens de aangeleverde praktijkinschatting levert dat twintig uur per week op. Voor een andere organisatie beginnen we opnieuw bij het eigen proces en de overdrachten die daar tijd kosten.
Van lezen naar verbeteren
Wil je weten waar jullie proces eenvoudiger kan? Bekijk de oplossing of bespreek een concrete situatie met ons.
Bekijk de oplossing Bespreek je proces