Het probleem: elke nieuwe klant bracht meer handwerk mee
Een marketingbedrijf dat zakelijke acquisitie uitvoert, heeft veel werk achter de schermen. Per opdrachtgever moet de doelgroep duidelijk zijn, moeten passende bedrijven worden gevonden en moet de informatie worden gecontroleerd voordat een campagne kan starten.
Daar stopt het niet. Campagnes moeten worden bijgehouden, mailboxen moeten blijven functioneren en reacties moeten bij de juiste klant terechtkomen. Interesse, een vraag, een afmelding en een automatisch antwoord vragen elk om een andere vervolgstap.
Wanneer die stappen los van elkaar worden uitgevoerd, groeit de administratie mee met iedere nieuwe klant. Het team is dan vooral bezig het proces draaiend te houden, terwijl de aandacht juist naar klanten en de kwaliteit van de dienstverlening moet.
Onze oplossing: de volledige backend als één proces
Voor deze eigen toepassing bouwden we de backend van begin tot eind op rond automatische verwerking. Van de inrichting van een klant en het zoeken van bedrijven tot campagnes, reactieverwerking, klantinzage en operationele bewaking. De verschillende stappen geven informatie aan elkaar door.
Daarbij doet AI het werk waarvoor interpretatie nodig is, zoals bedrijfsinformatie beoordelen of de bedoeling van een reactie herkennen. Vaste software verzorgt de controles, planning, overdrachten en registraties. Mensen blijven betrokken bij goedkeuringen, uitzonderingen en inhoudelijke beslissingen.
Feedback en correcties komen terug in de aansturing van volgende rondes. Zo wordt het proces verbeterd op basis van wat er in de praktijk gebeurt.
Klanten en campagnes inrichten
Doelgroepen, uitsluitingen, campagneprofielen en goedgekeurde teksten per klant vastleggen. Dezelfde backend ondersteunt meerdere klanten, met een eigen inrichting en overzicht.
Onderzoek en bedrijfsselectie
Geschikte bedrijven vinden, informatie verzamelen en beoordelen of ze bij de doelgroep passen. AI helpt bij het interpreteren van bedrijfsinformatie en relevante signalen.
Gegevens en contactkwaliteit controleren
Dubbele bedrijven herkennen, gegevens aanvullen en contactinformatie controleren. Vaste controles bepalen welke gegevens compleet genoeg zijn voor de volgende stap.
Campagnes laten doorlopen
Goedgekeurde teksten en geselecteerde bedrijven naar de verzending doorgeven. Verzendmomenten, limieten en mailboxgezondheid worden onderdeel van dezelfde verwerking.
Reacties verwerken en doorzetten
Binnengekomen reacties ophalen en indelen. Geïnteresseerde reacties komen bij de juiste klant terecht, afmeldingen worden verwerkt en verdere benadering stopt waar dat nodig is.
Klantportaal en beheer
Klanten zien de voortgang en reacties in hun eigen portaal. Het beheer houdt overzicht over klanten, campagnes en punten die aandacht vragen.
Bewaking en herstel
De achtergrondprocessen bewaken hun voortgang en melden problemen. Wachtrijen, logging, controles en herstel helpen het werk te laten doorlopen zonder alles handmatig te volgen.
De besparing: ongeveer één fte minder handwerk
In deze toepassing wordt circa 80% van het achtergrondwerk door AI ondersteund. Samen met de geautomatiseerde verwerking levert dat ongeveer één fte aan vrijgespeeld handwerk op. Het gaat om het terugkerende werk over de hele keten, in plaats van één afzonderlijke taak.
Die ruimte kan naar klantcontact, betere campagnes en het ontwikkelen van de dienstverlening. Het portaal en de bewaking zorgen bovendien dat het team overzicht houdt terwijl de dagelijkse verwerking doorloopt.
Circa
1fte
aan handwerk vrijgespeeld
- Verwerken
- Controleren
- Leren
- Circa 80% van het achtergrondwerk ondersteund door AI
- Ongeveer één fte aan handwerk vrijgespeeld
- Eén backend voor onderzoek, campagnes, reacties en klantinzage
Welke processen groeien bij jullie mee met elke klant?
We bekijken samen de hele route achter jullie dienstverlening. Van de eerste gegevens tot de laatste opvolging, met software, koppelingen en waar passend AI.
Laat ons meedenken