Het probleem: verkoopbegeleiding bracht veel kantoorwerk mee
Dit bureau brengt geïnteresseerde kopers en investeerders in contact met vastgoedprojecten en begeleidt hen tijdens het aankooptraject. Achter elk gesprek zit een administratieve route: van belangstelling en een afspraak naar een reservering, contractvoorbereiding en facturatie.
De eerste informatie kwam onder meer op papieren formulieren binnen. Daarna moesten afspraken met de hand in de agenda worden gezet, bevestigingen worden opgesteld en klantgegevens opnieuw in andere systemen worden verwerkt. Voor contracten en de financiële vervolgstap waren veel van diezelfde gegevens opnieuw nodig.
Het probleem zat dus in alle overdrachten samen. Een adviseur wilde de klant helpen, terwijl kantoor ondertussen formulieren, e-mails, agenda’s en documenten op elkaar moest laten aansluiten.
Onze oplossing: één route van interesse naar klantdossier
We bouwden een portaal dat de intake, afspraken, klantgegevens en administratieve vervolgstappen verbindt. Informatie wordt gecontroleerd vastgelegd en daarna hergebruikt. Het bestaande CRM, de agenda, documentomgeving en boekhouding blijven onderdeel van het proces.
Een medewerker kan een formulier laten uitlezen, gegevens controleren en vervolgens verder met de afspraak, klantopvolging of contractvoorbereiding. Per dossier is zichtbaar welke informatie compleet is, welke documenten erbij horen en wat nog aandacht vraagt.
AI helpt hier bij het uitlezen van ongestructureerde informatie. Het doorgeven van gegevens, de vaste controles en de administratieve stappen verlopen via gerichte software en koppelingen. Medewerkers houden de goedkeuring over belangrijke vervolgstappen.
Van formulier naar digitale intake
Gegevens uit een foto of scan van een formulier uitlezen en ter controle aanbieden. De medewerker vult ontbrekende gegevens aan en gebruikt de gecontroleerde informatie verder in het proces.
Afspraken en bevestigingen
Een afspraak bij de juiste medewerker in de agenda zetten en de bevestiging voorbereiden. Wijzigingen en annuleringen blijven verbonden met de afspraak en het dossier.
CRM en brochureopvolging
Klantgegevens, het gekozen project en de verkoopfase naar het bestaande CRM doorgeven. De juiste brochureopvolging kan aansluiten op het project waarvoor de klant interesse heeft.
Een compleet klantdossier
Koper, project, unit, formulieren en documenten bij elkaar. Het kantoor en de adviseur zien de fase, openstaande punten en de volgende actie vanuit hetzelfde overzicht.
Contracten voorbereiden
Gecontroleerde gegevens hergebruiken voor contractconcepten. Documentstatus en ondertekening terugvinden bij het dossier, met een goedkeuringsstap voordat een vervolghandeling wordt vrijgegeven.
Facturatie en documentafhandeling
Na akkoord de reserveringsfactuur voorbereiden in het bestaande boekhoudpakket. Documenten en gegevens worden gekoppeld aan het dossier; ontbrekende informatie en dubbele verwerking worden gecontroleerd.
De besparing: circa twintig uur per week vrijgespeeld
Een groot deel van het terugkerende administratieve werk en de facturatie is geautomatiseerd. Dat speelt circa twintig uur per week vrij. Minder tijd voor het overnemen van gegevens, het opnieuw opstellen van berichten en het bij elkaar zoeken van de stand van een dossier.
Die tijd is beschikbaar voor de begeleiding van klanten en investeerders, de voorbereiding van gesprekken en het opvolgen van aankooptrajecten. De verbetering zit in de hele route tussen eerste belangstelling en een bruikbaar, compleet klantdossier.
Meer tijd voor het werk eromheen
20uur
per week vrijgespeeld
Minder administratie.
Meer tijd voor investeerders en aankoopbegeleiding.
- Circa 20 uur per week vrijgespeeld
- Minder gegevens overtypen tussen intake, CRM, contracten en facturatie
- Meer tijd voor investeerders, afspraken en aankoopbegeleiding
Hoe vaak nemen jullie dezelfde klantgegevens opnieuw over?
Laat ons meekijken naar intake, afspraken, documenten en administratie. We stellen voor hoe jullie bestaande systemen daar beter op kunnen aansluiten.
Laat ons meedenken