Het probleem: de informatie liep achter het werk aan
In een industriële werkomgeving verandert de planning voortdurend. Een storing krijgt voorrang, een leverancier reageert op een open vraag en een geplande klus kan pas beginnen als de voorbereiding rond is. Die informatie kwam via verschillende kanalen binnen.
Een afspraak in de agenda vertelde nog niet of de werkvergunning, materialen, steiger of brandwacht geregeld waren. Een antwoord van een leverancier kon in een mailbox blijven staan, terwijl een collega juist op dat antwoord wachtte. Voor een actueel beeld moest iemand steeds informatie samenbrengen.
De vraag was daarom breder dan een nieuwe planning. Er was behoefte aan een gezamenlijke werkomgeving waarin meldingen, afspraken, voorbereiding en opvolging met elkaar verbonden zijn.
Onze oplossing: van ticket tot voorbereid werk
We bouwden modules rond het dagelijkse werk van de technische organisatie. Een ticketsysteem voor meldingen en leverancierscontact, een slimme agenda met voorbereidende taken en een planning waarin werk, mensen en capaciteit samenkomen.
Daaromheen brachten we ook ondersteunende aanvragen, acties uit overleg, projecten en rapporten onder. De modules hebben elk een eigen functie, maar helpen samen bij dezelfde vraag: wat moet er gebeuren, wie pakt het op en is het werk klaar voor uitvoering?
Tickets en leverancierscontact
Een melding krijgt een eigenaar, prioriteit en status. Correspondentie, bijlagen en reacties van leveranciers blijven bij het ticket, zodat collega’s de voorgeschiedenis kunnen terugvinden.
Een slimme agenda
Afspraken combineren met de voorbereiding die ervoor nodig is. Per afspraak is zichtbaar welke taken nog openstaan. Bestaande agenda’s kunnen worden ingelezen en informatie uit een e-mail kan een afspraak voorbereiden.
Werkvoorbereiding en planning
Werkorders, benodigde disciplines, medewerkers en capaciteit bij elkaar. Locatie, werkvergunningen en werkordergegevens blijven verbonden met de aanvraag en de geplande uitvoering.
Ondersteunende aanvragen
Steigers, brandwachten en andere voorzieningen aanvragen en opvolgen. De verantwoordelijke ziet de status en de informatie die nodig is om het werk voor te bereiden.
Acties, overleg en verbeterpunten
Afspraken uit overleg krijgen een eigenaar en deadline. Actielijsten, projecten en verbeterborden maken zichtbaar wat is besloten en welke opvolging nog nodig is.
Rapporten en kennisteam
Rapporten ordenen en technische onderwerpen, acties en overleggen binnen het kennisteam vastleggen. Zo blijft de informatie beschikbaar met de opvolging die erbij hoort.
De besparing: minder zoeken, navragen en opnieuw vastleggen
De winst ontstaat op de momenten tussen de werkzaamheden. Een leveranciersreactie terugvinden bij het ticket, direct zien welke voorbereiding ontbreekt en een actie volgen zonder opnieuw een lijstje rond te mailen. Dat vermindert handmatige afstemming en voorkomt dat dezelfde informatie opnieuw wordt verzameld.
Medewerkers houden meer ruimte over voor het technische werk en de inhoudelijke voorbereiding. De werkvloer en het kantoor kunnen vanuit dezelfde actuele stand werken, met duidelijkheid over openstaande punten en de volgende stap.
Minder zoeken. Meer overzicht.
Eén
werkstroom.
- Tickets & meldingenVraag, eigenaar en leveranciersreacties
- Agenda & voorbereidingAfspraken, benodigdheden en taken
- Planning & opvolgingCapaciteit, uitvoering en voortgang
- Minder zoeken in losse mailboxen en bestanden
- Zichtbaar welke voorbereiding nog ontbreekt
- Actuele tickets, planning en opvolging voor het team
Hoeveel werk zit er bij jullie tussen de werkzaamheden?
Laat zien hoe meldingen, agenda en voorbereiding nu samenkomen. We kijken mee en stellen voor welke verbinding het meeste kan opleveren.
Laat ons meedenken